はじめに
ついに、これまでの学習の集大成です！
10回のレッスンで学んだ：
- トリガー・アクション・条件
- フローチャート
- データの流れ
- 条件分岐
- 繰り返し処理
- 並列・シーケンス処理
- エラー処理
- API連携
これらをすべて使って、実際の業務を自動化する方法を学びます。
大切なのは「分解」です。 どんなに複雑な業務も、小さく分解すれば必ず自動化できます！
業務フロー分解の基本ステップ
ステップ1：現状を把握する
まず、今どうやっているかを正確に理解：
観察のポイント：
□ 誰が関わっているか
□ どんな手順で進めているか
□ どのくらい時間がかかっているか
□ どこで詰まりやすいか
□ ミスが起きやすい箇所はどこか
ステップ2：ゴールを明確にする
自動化で何を達成したいか：
目標設定の例：
- 処理時間を50%削減
- ミスをゼロにする
- 24時間365日対応可能に
- 属人化を解消
ステップ3：分解する
大きな塊を小さな部品に：
分解の視点：
1. 時系列で分解（最初→次→その次）
2. 担当者で分解（Aさん→Bさん→Cさん）
3. システムで分解（Excel→メール→データベース）
4. データで分解（入力→処理→出力）
ステップ4：自動化可能な部分を特定
すべてを自動化する必要はありません：
自動化に向いている：
✅ 繰り返しが多い
✅ ルールが明確
✅ デジタルで完結
✅ 大量処理
人間が必要：
❌ 創造的判断
❌ 感情的対応
❌ 複雑な交渉
❌ 物理的作業
実践例1：イベント参加受付の自動化
現状の業務フロー
1. 参加申込メールを受信
2. 内容を確認
3. 参加者リスト（Excel）に転記
4. 受付番号を発行
5. 確認メールを作成・送信
6. カレンダーに人数を更新
7. 定員に達したらWebサイトを更新
所要時間：1件あたり10分
課題：申込が集中すると対応が遅れる
ステップ1：詳細な現状分析
関係者：
- 申込者
- 受付担当者（1名）
- イベント責任者
使用ツール：
- Gmail（受信）
- Excel（管理）
- Googleカレンダー
- WordPress（Webサイト）
データの流れ：
メール → 手動転記 → Excel → 手動でメール作成
ステップ2：分解と整理
【入力】
- 申込メール（名前、メールアドレス、参加人数）
【処理】
1. データ抽出
2. 重複チェック
3. 受付番号生成
4. リスト登録
5. 残席計算
【出力】
- 確認メール
- 更新されたリスト
- カレンダー更新
- （満席時）Webサイト更新
ステップ3：自動化設計
トリガー：メール受信（特定の件名）
↓
データ抽出：
- 本文から名前、メール、人数を取得
↓
条件分岐1：データは正しい形式か？
├─ Yes → 次へ進む
└─ No → エラーメール送信
↓
条件分岐2：既に登録済みか？
├─ Yes → 重複通知メール
└─ No → 次へ進む
↓
条件分岐3：残席はあるか？
├─ Yes → 受付処理
└─ No → キャンセル待ち案内
↓
受付処理：
1. 受付番号生成（日付+連番）
2. スプレッドシートに追加
3. 確認メール送信
4. カレンダー更新
↓
条件分岐4：満席になった？
├─ Yes → Webサイト更新API
└─ No → 処理完了
ステップ4：エラー処理の追加
想定されるエラーと対策：
1. メール形式が不正
→ テンプレートを案内
2. 必須項目の不足
→ 不足項目を明示して再送依頼
3. スプレッドシート接続エラー
→ 3回リトライ、失敗時は管理者通知
4. メール送信失敗
→ 代替メールアドレスで送信
完成した自動化フロー
自動化の成果
- 処理時間：10分 → 10秒（60分の1）
- 24時間受付可能
- ミスゼロ（転記ミスなし）
- 担当者は企画に専念
実践例2：経費精算の自動化
現状の業務フロー
社員の作業：
1. レシートを撮影
2. Excelフォームに入力
3. レシート画像を添付
4. 上司にメールで送信
上司の作業：
1. 内容確認
2. 承認/差戻し判断
3. 承認印（物理）
4. 経理に提出
経理の作業：
1. 内容再確認
2. 会計システムに入力
3. 振込データ作成
4. 完了通知
全体で3-5営業日
分解と問題点の洗い出し
問題点：
- 同じデータを3回入力
- 物理的な承認印
- 書類の移動時間
- 進捗が見えない
- 差戻し時の手戻り
自動化のポイント：
- データの一元管理
- 電子承認
- 自動通知
- ステータス管理
自動化設計
【Phase1：申請】
トリガー：専用フォームから申請
↓
処理：
1. レシート画像をOCRで読取
2. 金額・日付・項目を自動抽出
3. 申請データベースに保存
4. 申請番号を発行
↓
通知：上司に承認依頼メール
【Phase2：承認】
トリガー：承認リンククリック
↓
条件分岐：金額による承認ルート
├─ 1万円未満 → 自動承認
├─ 5万円未満 → 課長承認
├─ 10万円未満 → 部長承認
└─ 10万円以上 → 役員承認
↓
処理：
1. 承認履歴を記録
2. 次の承認者or経理に通知
【Phase3：経理処理】
トリガー：最終承認完了
↓
並列処理：
├─ 会計システムAPI連携
├─ 振込データ生成
└─ 月次集計データ更新
↓
通知：申請者に完了通知
【Phase4：支払い】
トリガー：月末バッチ処理
↓
処理：
1. 承認済みデータを集計
2. 銀行API用データ作成
3. 振込実行（要最終確認）
4. 支払い完了フラグ更新
エラー処理とフォールバック
OCR読取エラー：
→ 手動入力フォームを表示
承認者不在：
→ 24時間後に代理承認者へ
API連携エラー：
→ CSVダウンロードで手動連携
金額不一致：
→ 経理に確認依頼通知
実践例3：顧客サポートの自動化
現状分析
問い合わせ経路：
- メール（60%）
- 電話（30%）
- チャット（10%）
対応フロー：
1. 問い合わせ受付
2. 内容確認・分類
3. 担当者振り分け
4. 回答作成
5. 送信
6. 完了確認
平均対応時間：2時間
課題：
- 簡単な質問も2時間待ち
- 営業時間外は翌日対応
- 同じ質問の繰り返し
自動化設計（ハイブリッド型）
【Level1：完全自動対応】
よくある質問（FAQ）：
- 営業時間
- 料金
- 基本的な使い方
トリガー：問い合わせ受信
↓
AI/キーワード分析
↓
FAQに該当？
├─ Yes → 即座に自動回答
└─ No → Level2へ
【Level2：半自動対応】
定型的だが個別対応が必要：
- パスワードリセット
- 注文状況確認
- 簡単なトラブル
処理：
1. カテゴリー自動判定
2. テンプレート選択
3. 個別情報を挿入
4. 担当者の確認後送信
【Level3：人間対応（サポート付き）】
複雑な問い合わせ：
- クレーム
- 技術的な問題
- 特殊な要望
処理：
1. 優先度を自動判定
2. 適切な担当者に振り分け
3. 関連情報を自動収集
4. 回答候補を提示
5. 人間が最終対応
24時間対応の実現
営業時間内：
- Level1：即時自動対応
- Level2：30分以内
- Level3：2時間以内
営業時間外：
- Level1：即時自動対応
- Level2：自動応答+翌朝対応
- Level3：緊急度判定
├─ 緊急 → 担当者に通知
└─ 通常 → 翌朝一番
設計時の重要ポイント
1. 段階的な導入
❌ 一気にすべて自動化
✅ 効果の高い部分から順次
例：
Phase1：データ入力の自動化
Phase2：通知の自動化
Phase3：判断の一部自動化
Phase4：全体最適化
2. 人間との協調
完全自動化できない部分：
- 最終承認
- 例外対応
- 品質チェック
設計方針：
- 人間の判断を支援
- 必要な情報を自動収集
- 選択肢を提示
3. 柔軟性の確保
変更に強い設計：
- 設定値は外部ファイル
- ルールは追加・変更可能
- 新しいパターンに対応
例：承認金額の変更
- ハードコーディング ❌
- 設定ファイルから読込 ✅
4. 監視とメンテナンス
監視項目：
- 処理件数
- エラー率
- 処理時間
- ユーザー満足度
定期メンテナンス：
- ログの確認
- ルールの見直し
- パフォーマンス改善
演習：あなたの業務を設計する
ステップ1：業務を1つ選ぶ
選ぶポイント：
- 繰り返しが多い
- 時間がかかっている
- ミスが起きやすい
- 複数人が関わる
ステップ2：現状を書き出す
記載項目：
1. 関係者
2. 使用ツール
3. 処理手順
4. 所要時間
5. 問題点
ステップ3：データフローを描く
入力 → 処理1 → 処理2 → ... → 出力
各処理で：
- 何を入力として受け取るか
- どんな処理をするか
- 何を出力するか
ステップ4：自動化設計
1. トリガーを決める
2. 処理を分解する
3. 条件分岐を追加
4. エラー処理を考慮
5. 通知・ログを設計
ステップ5：効果を試算
現状：
- 処理時間
- エラー率
- コスト
自動化後（予測）：
- 処理時間
- エラー率
- コスト
投資対効果を確認
よくある設計の失敗と対策
失敗1：複雑にしすぎる
症状：
- 条件分岐が10個以上
- 誰も全体を理解できない
対策：
- シンプルに始める
- 段階的に機能追加
- ドキュメント化
失敗2：例外を考慮しない
症状：
- 想定外でエラー多発
- 手動対応が増える
対策：
- 80%のケースをカバー
- 残り20%は人間に任せる
- 例外処理を用意
失敗3：メンテナンスを考えない
症状：
- 変更が困難
- 担当者しか分からない
対策：
- 設定の外部化
- ログの充実
- ドキュメント作成
今日のまとめ
自動化設計の極意
- 現状を正確に把握する
- 小さく分解して考える
- 段階的に導入する
- 人間との協調を考慮
- シンプルで柔軟な設計
次回予告
最終レッスンでは、「次のステップ：主要ツールの特徴と選び方」を学びます。
- 代表的な自動化ツールの紹介
- それぞれの特徴と向き不向き
- 選定のポイント
- 学習リソース
いよいよ実際のツール選びです！
チャレンジ問題
問題1：業務フローの分解
「毎月の売上レポート作成」を自動化可能な要素に分解してください。
現状：
- 各店舗からExcelで売上報告
- 手動で集計
- グラフ作成
- PowerPointに貼り付け
- メールで配信
分解例を見る
自動化可能な要素：
1. データ収集
- 各店舗のExcelを自動収集
- フォーマットチェック
- データ統合
2. 集計処理
- 店舗別集計
- 商品別集計
- 前年同月比計算
3. 可視化
- グラフ自動生成
- 重要指標のハイライト
4. レポート作成
- テンプレートに自動挿入
- コメント候補の生成
5. 配信
- PDF化
- メール自動送信
- Slackにサマリー投稿
人間が行う部分：
- 分析コメントの最終確認
- 経営判断に関わる考察
- イレギュラーな事象の説明
問題2：エラーを想定した設計
「オンラインイベントの自動受付」で起こりうるエラーと対策を5つ挙げてください。
解答例を見る
1. 定員オーバーの同時申込
対策：トランザクション処理で排他制御
2. メールアドレスの誤記
対策：確認メール送信、エラー時は再入力依頼
3. 重複申込
対策：メールアドレスで重複チェック
4. システムダウン
対策：申込データをローカル保存、復旧後に処理
5. 必須項目の未入力
対策：フォーム側でバリデーション、エラー表示
6. 決済エラー（有料の場合）
対策：仮予約状態で保持、決済完了で確定
7. 参加URLの誤送信
対策：送信前プレビュー、テスト送信機能
問題3：段階的導入計画
「社内会議室予約システム」を段階的に自動化する計画を立ててください。
計画例を見る
Phase1（1ヶ月目）：予約の電子化
- Googleカレンダーで予約管理
- 空き状況の可視化
- 手動での重複チェック
Phase2（2ヶ月目）：通知の自動化
- 予約確認メール自動送信
- リマインダー通知
- キャンセル通知
Phase3（3ヶ月目）：ルールの自動適用
- 利用時間制限チェック
- 連続予約の制限
- 優先順位の自動判定
Phase4（4ヶ月目）：レポートと最適化
- 利用統計の自動生成
- 稼働率レポート
- 会議室の最適配置提案
Phase5（5ヶ月目）：外部連携
- Zoom連携（オンライン会議室）
- 備品予約連携
- 入館システム連携
各フェーズで効果測定を行い、次フェーズへ
業務の自動化設計は、パズルを解くような楽しさがあります。ぜひ、身近な業務で実践してみてください！