自動化の基本要素：トリガー・アクション・条件

はじめに

前回のレッスンで、ワークフロー自動化が「仕事の流れを自動で実行すること」だと学びました。

では、どうやって「自動」で動くようにするのでしょうか？

実は、すべての自動化は、たった3つの基本要素でできています。

それが：

1. トリガー（きっかけ）
2. アクション（動作）
3. 条件（もし〜なら）

今日は、この3つの要素を、身近な例を使ってマスターしていきましょう！

トリガー（Trigger）= きっかけ

トリガーとは？

トリガーは、自動化が「スタート」するきっかけのことです。

「〇〇が起きたら」の「〇〇」の部分がトリガーです。

日常生活のトリガー例

自動ドア

トリガー：人がセンサーの前に立つ
　　↓
結果：ドアが開く

部屋の照明（人感センサー）

トリガー：人の動きを感知
　　↓
結果：ライトが点灯

スマホの画面

トリガー：端末を持ち上げる
　　↓
結果：画面が自動でON

ビジネスでよく使うトリガーの種類

1. 時間トリガー

例：
- 毎朝9時になったら
- 毎週月曜日の10時になったら
- 毎月1日になったら
- 30分ごとに

使用シーン：

• 定期レポートの作成
• リマインダーの送信
• データのバックアップ

2. イベントトリガー

例：
- メールを受信したら
- ファイルがアップロードされたら
- フォームが送信されたら
- 注文が入ったら

使用シーン：

• 問い合わせ対応
• 注文処理
• 申請承認

3. データトリガー

例：
- 在庫が10個以下になったら
- 売上が100万円を超えたら
- 温度が30度以上になったら
- フォロワーが1000人に達したら

使用シーン：

• 在庫管理
• アラート通知
• 目標達成通知

4. 手動トリガー

例：
- ボタンをクリックしたら
- 特定のコマンドを入力したら
- QRコードを読み取ったら

使用シーン：

• 任意のタイミングでの実行
• テスト実行
• 緊急処理

アクション（Action）= 動作

アクションとは？

アクションは、トリガーが発動した後に「実行される動作」のことです。

「〇〇する」の部分がアクションです。

日常生活のアクション例

炊飯器

トリガー：炊飯ボタンを押す
　　↓
アクション：
1. 水温を測る
2. 加熱を開始する
3. 温度を調整する
4. 蒸らす
5. 保温に切り替える
6. 完了音を鳴らす

エレベーター

トリガー：3階のボタンを押す
　　↓
アクション：
1. 現在階を確認する
2. 上昇/下降を判断する
3. モーターを動かす
4. 3階で停止する
5. ドアを開ける

ビジネスでよく使うアクションの種類

1. 通知・連絡系アクション

例：
- メールを送信する
- Slackにメッセージを投稿する
- LINEで通知する
- プッシュ通知を送る

2. データ操作系アクション

例：
- スプレッドシートに記録する
- データベースを更新する
- ファイルをコピーする
- PDFを作成する

3. 処理実行系アクション

例：
- 計算を実行する
- 画像をリサイズする
- テキストを翻訳する
- QRコードを生成する

4. 外部連携系アクション

例：
- SNSに投稿する
- カレンダーに予定を追加する
- タスクを作成する
- 請求書を発行する

条件（Condition）= もし〜なら

条件とは？

条件は、「ある状況の時だけ」アクションを実行するための仕組みです。

「もし〇〇なら△△する、そうでなければ××する」という判断を行います。

日常生活の条件例

自動販売機

トリガー：お金が投入される
　　↓
条件チェック：
- もし投入金額が商品価格以上なら
  → 購入ボタンを光らせる
- そうでなければ
  → ボタンは光らせない

エアコンの自動運転

トリガー：1分ごとに温度をチェック
　　↓
条件チェック：
- もし室温が設定温度より高いなら
  → 冷房を強める
- もし室温が設定温度より低いなら
  → 冷房を弱める
- もし設定温度と同じなら
  → 現状維持

ビジネスでの条件活用例

例1：経費申請の自動承認

トリガー：経費申請が提出される
　　↓
条件チェック：
- もし金額が1万円未満なら
  → 自動承認してメール通知
- もし金額が1万円以上5万円未満なら
  → 課長に承認依頼メール
- もし金額が5万円以上なら
  → 部長に承認依頼メール

例2：顧客対応の自動振り分け

トリガー：問い合わせフォームが送信される
　　↓
条件チェック：
- もし「料金について」が選択されているなら
  → 営業部にメール転送
- もし「技術的な質問」が選択されているなら
  → サポート部にメール転送
- もし「その他」なら
  → 総務部にメール転送

条件の種類

1. 比較条件

- 等しい（=）
- より大きい（>）
- より小さい（<）
- 以上（≧）
- 以下（≦）
- 等しくない（≠）

例：在庫数が10個以下、売上が目標値以上

2. テキスト条件

- 含む
- 含まない
- で始まる
- で終わる
- 完全一致

例：件名に「緊急」を含む、メールアドレスが「@gmail.com」で終わる

3. 日時条件

- 特定の曜日
- 営業日/休日
- 時間帯
- 期限前/期限後

例：平日の9-18時、締切3日前

4. 複合条件

- かつ（AND）
- または（OR）
- ではない（NOT）

例：平日かつ9時以降、VIP顧客または購入金額10万円以上

3つの要素を組み合わせる

シンプルな組み合わせ例

例1：朝のアラーム

トリガー：時刻が7:00になる
　　↓
アクション：アラーム音を鳴らす

例2：メール自動返信

トリガー：メールを受信する
　　↓
アクション：定型文を返信する

条件を加えた組み合わせ例

例3：スマートな在庫管理

トリガー：毎日18:00になる
　　↓
条件：もし在庫が20個以下なら
　　↓
アクション：
1. 発注メールを送信
2. 管理者にSlack通知
3. 在庫表を更新

例4：顧客フォローの自動化

トリガー：新規顧客が登録される
　　↓
条件1：もし個人顧客なら
　　↓
アクション：
1. ウェルカムメールAを送信
2. 初回クーポンを発行

条件2：もし法人顧客なら
　　↓
アクション：
1. ウェルカムメールBを送信
2. 営業担当者に通知
3. 見積書テンプレートを送付

複雑な組み合わせ例

例5：問い合わせ対応の完全自動化

トリガー：問い合わせフォームが送信される
　　↓
条件1：もし営業時間内（平日9-18時）なら
　　↓
　条件1-1：もし「緊急」にチェックありなら
　　　↓
　　アクション：
　　- 担当者の携帯に即座に通知
　　- 自動返信「30分以内に返信します」
　
　条件1-2：もし通常の問い合わせなら
　　　↓
　　アクション：
　　- 担当部署にメール転送
　　- 自動返信「1営業日以内に返信します」

条件2：もし営業時間外なら
　　↓
　アクション：
　- 自動返信「翌営業日に対応します」
　- 翌朝9時に担当者へリマインド

実践的な設計の考え方

ステップ1：目的を明確にする

まず「何を自動化したいか」を明確にします。

例：「お客様からの問い合わせに、素早く一次返信したい」

ステップ2：現在の流れを書き出す

1. メールを受信
2. 内容を確認
3. 緊急度を判断
4. 返信文を作成
5. 送信

ステップ3：自動化できる部分を特定

1. メールを受信 → トリガーにできる
2. 内容を確認 → 条件で判断できる
3. 緊急度を判断 → 条件で判断できる
4. 返信文を作成 → 定型文を用意
5. 送信 → アクションで自動化

ステップ4：要素に分解

トリガー：メール受信
条件：件名に含まれるキーワードで判断
アクション：適切な定型文を自動返信

よくある質問

Q: 条件が複雑になりすぎたらどうする？

A: 条件は階層的に整理しましょう。

Q: トリガーは1つしか設定できない？

A: 多くのツールで複数のトリガーを設定できます。

• トリガーA または トリガーB で起動
• トリガーA かつ トリガーB で起動

Q: アクションが失敗したらどうなる？

A: エラー処理も自動化できます。

今日のまとめ

次回予告

次のレッスンでは、これらの要素を「フローチャート」で視覚的に表現する方法を学びます。

• フローチャートとは何か
• 基本的な記号と使い方
• 実際に自動化を設計してみる

図で描くことで、複雑な自動化もスッキリ理解できるようになります！

チャレンジ問題

問題1：要素を見分けよう

以下の自動化の例から、トリガー・アクション・条件を見分けてください。

「毎朝8時に、今日の天気が雨なら『傘を忘れずに』というLINE通知を送る」

問題2：自動化を設計しよう

以下の状況を自動化するには、どんなトリガー・アクション・条件が必要でしょうか？

「お客様から注文メールが来たら、在庫があれば『承りました』と返信し、在庫がなければ『在庫切れです』と返信したい」

問題3：日常生活で自動化設計

あなたの日常生活で「これが自動化できたら便利」と思うものを1つ選び、トリガー・アクション・条件を設計してみましょう。

お疲れさまでした！これで自動化の基本要素をマスターしました。次回のフローチャートで、さらに理解を深めていきましょう！